เป็นปัญหาใหญ่กันเลยทีเดียว ที่เมื่อมีใครสักคนในที่ทำงานได้เลื่อนตำแหน่ง หรือบางคนลาออกจากงานไปทำตามความฝันตัวเอง ทำให้เป็นตำแหน่งงานที่ว่างและอาจจะยังไม่มีใครมาทำงานในส่วนนี้ ทางบริษัทก็ต้องใช้เวลาในการหาคน หาพนักงาน เปิดรับสมัครงานมาทำงานตำแหน่งนี้ และหลายปัญหาที่ทีมมักจะเจอกันคือการส่งมอบงานให้คนที่จะมาทำหน้าที่แทนตำแหน่งเก่า บางทีต้องใช้เวลาเป็นเดือนๆ ในการส่งมอบงาน สอนงานพนักงานใหม่ที่เข้ามาแทนตำแหน่งทำให้เกิดการตกหล่นของข้อมูล หรือการตกหล่นของเนื้องานบางส่วน และข้อมูล หางานบางอย่างไม่เจอ ต้องเสียเวลาไปค้นหาทำให้ส่งผลเสียต่อองค์กรอีกด้วย วันนี้ Jobmyway มีทริค ! ส่งมอบงานยังไงให้เพอร์เฟค เมื่อเราต้องลาออกกันค่ะ

● วางโครงร่างเอกสารส่งมอบงาน
เมื่อลองวางโครงร่างเอกสารส่งมอบงานคร่าวๆแล้วภาพการทำงานจะชัดเจนขึ้น คุณพอจะเดาทางการทำงานวิธีการหัวหน้างานออกว่าคาดหวังอะไร คุณเริ่มสามารถเขียนเอกสารส่งมอบงานคร่าวๆได้เลยซึ่งจะช่วยให้คุณได้จัดระเบียบตัวเอง เขียนรายการภาระงาน และข้อมูลต่างๆ ที่คุณจะต้องแจ้งให้คนใหม่ทราบในช่วงส่งมอบงานและเราจะส่งต่องานได้ชัดเจนมากขึ้นในเรื่องของ
1.ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมที่ทำในแต่ละวัน ภาระงาน และลำดับความสำคัญของงานอย่างละเอียด
2.ร่างจุดสำคัญของตำแหน่งงาน
3.ร่างให้ชัดเจนว่าผู้ที่มารับงานต่อมีความคาดหวังอะไรบ้าง
4.ร่างรายการไฟล์สำคัญที่จะต้องส่งต่อ

● โน้ตเอกสารส่งมอบงาน
เป็นขั้นตอนการเตรียมตัวส่งมอบงาน การเขียนรายละเอียดในเอกสารส่งมอบงานพร้อมอธิบายรายละเอียดและเขียนข้อมูลสำคัญทั้งหมดและคุณจะต้องบอกเรื่องเอกสารนี้กับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องที่มีส่วนงานเรื่องนี้ด้วย พยายามจัดทำเอกสารให้สมบูรณ์และส่งให้ผู้ที่มารับช่วงต่ออย่างน้อย 2-3 วันก่อนกำหนดเริ่มงาน เพราะเนื้อหางานในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน เช่น
1.บอกรายละเอียดประเด็นงานที่เกิดขึ้น
2.ปฏิทินงานที่กำลังจะเกิดขึ้นและวันกำหนดส่งงาน
3.รหัสผ่านและข้อมูลการล็อกอิน
4.รายชื่อผู้ติดต่อและผู้ที่เกี่ยวข้อง

● พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน
ก่อนที่จะมีคนมาแทน คุณลองหาเวลาปรึกษาพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานเรื่องการส่งมอบงานและถามเพื่อนร่วมงานว่ามีเรื่องไหนที่เขาคิดว่าคุณควรเน้นส่วนไหนเป็นพิเศษหรือไม่ ถือเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้สอบถามและหาข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้

● ประชุมส่งมอบงานครั้งสุดท้าย
เป็นสิ่งสุดท้ายคุณต้องทำก่อนออกจากตำแหน่งและส่งมอบงานอย่างเสร็จสมบูรณ์คือการจัดการประชุมส่งมอบงานครั้งสุดท้ายกับคนที่มารับตำแหน่งต่อหรือมารับงานต่อหรือช่วงหาคนมาสำหรับตำแหน่งนี้การประชุมครั้งนี้เป็นโอกาสที่ดีที่ผู้รับงานต่อจะได้เข้าใจหน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเอง

       หากเมื่อคุณลาออกจากตำแหน่ง ก็เป็นไปได้ว่าหัวหน้าอาจขอให้คุณช่วยอยู่ต่อในช่วงส่งมอบงานให้กับคนที่จะมารับตำแหน่งต่อจากคุณและคุณเองออกจากตำแหน่งด้วยชื่อเสียงด้านการทำงานที่เป็นเลิศ

TAGS : jobmyway , เคล็ดลับการทำงาน , ลาออก , ส่งมอบงาน , ทริคฝึกภาษา